Vediamo oggi la procedura che regola l’ammissione di un socio in una ASD. Si tratta di un’operazione non eccessivamente complessa ma che deve essere seguita con attenzione perché potrebbe comportare conseguenze rilevanti per l’associazione in caso di mancato rispetto della normativa. Inoltre, ha a che fare con la democraticità della vita associativa, requisito fondamentale per l’ottenimento delle agevolazioni fiscali riconosciute alle ASD dal legislatore.
Solitamente è lo stesso Statuto dell’associazione che prevede le norme che regolano l’ammissione ma anche le dimissioni e le espulsioni dei soci.
In particolare, in caso di ispezione da parte degli organi di controllo, l’associazione deve esibire:
- domanda di ammissione del socio
- modulo della privacy firmato
- verbale del Consiglio Direttivo
- Libro Soci
Quest’ultimo è un documento estremamente importante perché, insieme alle norme che regolano tutta la vita associativa e a quelle che regolano la gestione dei soci, serve a dimostrare la democraticità della vita associativa.
Come avviene l’ammissione di un nuovo socio in una ASD?
L’ammissione di un nuovo socio è prevista dallo Statuto societario che prevede alcuni passaggi affinché questa sia valida:
- Domanda di ammissione scritta presentata dalla persona all’associazione. Il futuro socio prende visione dello Statuto societario e lo sottoscrive. Nella domanda di ammissione alla ASD devono essere riportati i dati anagrafici e fiscali dell’aspirante socio o del tutore legale se si tratta di un minorenne. La domanda deve essere conservata da parte dell’associazione.
- Modulo Privacy firmato. Questo documento attesta che la persona che intende associarsi ha manifestato espressamente il consenso al trattamento dei suoi dati da parte degli organi societari, nel rispetto della normativa vigente che tutela il trattamento dei dati personali.
- Verbale del Consiglio Direttivo che dopo aver preso atto della domanda di ammissione si riunisce per discutere dell’ammissione del nuovo socio. Per riunire il Consiglio Direttivo è necessaria la convocazione e per attestarne il regolare svolgimento occorre la firma della presenza da parte dei Consiglieri, così da dimostrare che la riunione ha avuto luogo regolarmente. Il Consiglio Direttivo non può riunirsi contestualmente alla firma della domanda, ma solo successivamente. Questo perché il legislatore ha voluto evitare possibili frodi facendo beneficiare le persone di servizi non tassati.
- Libro dei Soci. Si tratta di un documento sul quale viene iscritto il socio appena ammesso a partecipare alla vita associativa. Qui vengono inoltre riportati tutti i rinnovi, le dimissioni e le esclusioni dei soci. Il Libro è l’unico strumento attraverso il quale si riesce a dimostrare con esattezza chi è socio e chi no in caso di verifiche da parte degli organi di ispezione. Questo documento deve essere aggiornato regolarmente con le quote associative, la data di presentazione di una domanda e di approvazione, la data di iscrizione. Il Libro Soci va conservato nella sede sociale.
Evitare errori per non incorrere in sanzioni pesanti
La domanda di ammissione sottoscritta dalla persona che intende associarsi è obbligatoria e necessaria: serve a dimostrare chiaramente e senza dubbi la volontà precisa di prendere parte alla vita associativa. Molto spesso le ASD e le associazioni no profit commettono errori così gravi nella gestione delle ammissioni da perdere lo status di associazione non profit. Ricorrono errori frequentissimi: associazioni che considerano ammessa la persona facendosi bastare la semplice sottoscrizione della domanda, altre che neanche seguono alcuna procedura di ammissione perché considerano soci tutti coloro che sono semplicemente tesserati con la propria Federazione o Ente di Promozione Sportiva, altre ancora che ritengono sufficiente l’accettazione della domanda da parte del presidente dell’associazione. Gli unici che non devono seguire la procedura di ammissione sono i soli soci fondatori che non devono fare nulla dopo l’atto costitutivo.
Fac-simile di domanda di ammissione socio ASD
Ecco qui di seguito un fac-simile di domanda di ammissione.
| DOMANDA DI AMMISSIONE A SOCIO |
| RINNOVO NUOVO
| DATA RICHIESTA
| ANNO
| DOMANDA N. |
Il sottoscritto/a___________________________________________________________________
nato/a a _______________________________________________ il _____/_____/_________
residente in via _______________________________________________________n° ________
CAP _____________ Città _________________________________________ Prov. __________
Telefono_______________________Cellulare _________________________________________
Indirizzo e –mail _________________________________________________________________
Professione ____________________________ Stato Civile ______________________________
CF: __________________________________________________________________________
chiede con la firma della presente di poter essere ammesso in qualità di socio all’associazione ___________________________________________________________________________________
di richiedere la tessera con assicurazione Base □ Integrativa □ e di poter partecipare alle attività indicate con le modalità stabilite dal Consiglio Direttivo.
Dichiaro, di aver letto e di rispettare lo statuto ed il regolamento dell’associazione, e di accettarli in ogni suo punto.
Dichiaro d’impegnarmi al pagamento della quota associativa e ai contributi associativi a seconda dell’attività svolta ed alle modalità prescelte.
Acconsento alle comunicazioni delle attività associative tramite invio postale all’indirizzo indicato nella domanda di ammissione. □ SI □ NO
In ogni caso prendo atto che tutte le affissioni con gli eventi, le attività e le assemblee, saranno riportate nell’apposito spazio destinato alle comunicazioni.
Ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 del C.C., dichiaro di aver letto e di aver ben compreso, nonché di approvare espressamente le condizioni e le pattuizioni previste dallo statuto, dal regolamento e dal contratto assicurativo derivante dal tesseramento.
Dichiaro di aver letto l’informativa sulla privacy nel retro o allegata della presente domanda di ammissione a socio e di firmare in calce per accettazione e consenso al trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR Regolamento (UE) 2016/679
| Firma del Richiedente | Firma del Presidente |
| Per il minore firma di chi esercita la potestà genitoriale | |
INFORMATIVA ex art.13 del Regolamento (UE) 2016/679
Gentile aspirante socio/a,
la informiamo che la ASD/SSD …………………………………………………………………………………………. (in seguito chiamata ASD/SSD) in qualità di Titolare e Responsabile, del trattamento ai sensi del Regolamento UE 2016/679 di immediata applicazione anche in Italia, in attesa del Decreto previsto della Legge Comunitaria n. 163/2017 che prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali, tratterà i suoi dati personali, identificativi e anagrafici secondo i principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.
Ai sensi dell’art. 13 del DGPR con le seguenti modalità:
Figure che intervengono
Interessato – Colui che conferisce i propri dati personali ed al quale la presente informativa è rivolta;
Titolare del trattamento – ASD/SSD che raccoglie il dato e lo elabora, archivia o trasmette;
Responsabile del trattamento – L’eventuale incaricato del trattamento;
Terzo che riceve il dato – Colui al quale il dato è conferito.
Modalità di trattamento
La raccolta ed il trattamento dei Suoi dati personali avranno luogo, dopo il Suo consenso. Il trattamento potrà avvenire anche con l’ausilio di mezzi cartacei, elettronici, informatici o via web per le operazioni indicate dall’art. 4 del Codice e dall’art. 4 n.2 del GDPR quali: registrazione, organizzazione, consultazione, elaborazione, modificazione, estrazione, utilizzo, comunicazione, cancellazione. Verranno conservati in luoghi chiusi, la cui chiave sarà conservata dal Presidente ………. e su un PC posto presso la sede dell’associazione dotato di firewall, antivirus e backup periodico. Il trattamento consisterà nella raccolta, registrazione, elaborazione, utilizzo, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.
Finalità del trattamento
Il trattamento, a seguito del Suo consenso, è finalizzato alla gestione della Sua richiesta di iscrizione alla ASD/SSD ai sensi dello Statuto, all’inserimento nel libro dei soci, al tesseramento con Federazioni e/o EPS, alla partecipazione alle attività proposte da ASD/SSD/EPS/Reti Associative. All’indirizzo mail, che indicherà in sede di richiesta di iscrizione, saranno inviate comunicazioni relative alle attività istituzionali.
Dati sensibili
Il trattamento tratterà principalmente i dati personali non rientranti nel novero dei dati sensibili (origine razziale ed etnica, convinzione religiose, filosofiche o altro, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati o associazioni nonché i dati personali idonei a rilevare lo stato di salute e la vita sessuale). I dati sanitari sono conservati a cura del medico di base o dello sport che avrà rilasciato il certificato di idoneità sportiva agonistica o non agonistica che provvederà al loro trattamento. La ASD/SSD si limiterà alla mera conservazione dei certificati per il periodo di validità dopodiché provvederà alla loro distruzione.
Obbligatorietà del conferimento
Il conferimento è necessario ed obbligatorio per le citate finalità ed il diniego comporterà l’impossibilità di procedere con la sua ammissione a socio presso la nostra ASD/SSD.
Comunicazione dei dati
I dati da Lei forniti verranno trattati dalla ASD/SSD e comunicati esclusivamente, per le finalità indicate dal trattamento, al CONI, a CONI Servizi S.p.A. e Coninet S.p.A., Federazioni e EPS, per le finalità istituzionali conseguenti, necessarie per il tesseramento e per lo svolgimento delle attività sportive con tali organismi. Gli stessi agiranno in piena autonomia in qualità di Responsabili del trattamento per i rispettivi adempimenti di competenza. Inoltre i dati stessi, a richiesta, saranno comunicati a Pubbliche Amministrazioni per fini di legge.
Luogo e modalità di conservazione
I dati personali saranno conservati, dal Titolare del trattamento, su supporto cartaceo e/o su server informatici, in luoghi di norma ubicati all’interno della Comunità Europea. A richiesta dell’interessato, in riferimento a quella data, verranno comunicati gli indirizzi di conservazione.
Periodo di conservazione dei dati
I suoi dati saranno conservati per tutto il tempo necessario previsto dalla normativa vigente CONI e dalle disposizioni civilistiche e fiscali. Gli stessi saranno archiviati in file protetti per il periodo previsto dalle normative di legge, ed al termine distrutti.
Base normativa
Il conferimento dei dati è obbligatorio per il raggiungimento delle finalità istituzionali dell’ASD/SSD ed è quindi indispensabile per l’accoglimento della sua domanda di ammissione a socio/a per il tesseramento presso i soggetti indicati al punto 5.
In base all’art. 36 del c.c., la normativa fiscale relativa agli enti non profit, in particolare l’art. 148 del T.U.I.R., dell’art. 4 del D.P.R. 633/72 e dell’aart. 90 della Legge 289/2002, delle norme del CONI / Federazioni / EPS.
L’eventuale rifiuto a fornirli comporta l’impossibilità di accogliere la Sua domanda di iscrizione e tesseramento, non essendo in tale ipotesi possibile instaurare il rapporto associativo previsto dallo statuto che è alla base della possibilità di poter usufruire delle agevolazioni fiscali spettanti alla ASD/SSD ed anche alla possibilità di partecipare alle attività organizzate dalla ASD/SSD e dagli enti citati al punto 6.
Diritti dell’interessato
In ogni momento Lei potrà esercitare i suoi diritti con specifica istanza, da inviare alla ASD/SSD, attraverso il Titolare del trattamento, tramite raccomandata o PEC, potrà conoscere quali sono i Suoi dati personali in possesso della ASD/SSD, chiederne la modifica, la rettifica o la distruzione. Inoltre potrà completarli, aggiornarli o richiederne copia. Eventuali richieste di copie su supporto cartaceo non ritirate presso la sede dell’ASD/SSD saranno soggette a contributo spese di invio. Potrà inoltre, con le stesse modalità, revocare il consenso, opporsi al trattamento di tutti o parte dei dati, o chiederne l’invio a terzi da Lei indicati. Potrà proporre reclami al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenesse violati i Suoi diritti.
Modalità di controllo
Verranno posti in essere controlli di sicurezza funzionali in ambito informatico e web mediante:
- Controllo e tracciabilità degli accessi mediante ID e Password di livelli diversi;
- Codifica del Trattamento con individuazione e partizione dei processi;
- Sistema di protezione da malware;
- Minimizzazione dei dati trattati.
Verranno predisposti controlli periodici di sicurezza fisici mediante:
- Conservazione di supporti cartacei in luoghi protetti ed accessibili solo a personale incaricato;
- Conservazione dei supporti fisici del server in luogo protetto e Backup dei dati;
- Stipula di contratti accurati in tema di trattamento dei dati personali.
Verrà predisposta specifica formazione del personale che abbia accesso ai dati personali.
Non esiste alcun processo decisionale automatizzato, né alcuna attività di profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 1 e 4 del D.G.P.R.
CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Io sottoscritto letta l’informativa che precede, acconsento al trattamento dei miei dati personali nelle modalità e per le finalità descritte nell’informativa che precede, strettamente connesse e strumentali alla gestione del rapporto associativo.
Luogo data _____________________ Firma del dichiarante __________________________
Per il minore firma di chi esercita la potestà genitoriale.
SCARICA IL FAC-SIMILE DELLA DOMANDA DI AMMISSIONE SOCIO ASD/SSS